منطقه طلایی مدیریت
Golden situation management=People + Organization + environment
درباره وبلاگ
عظیم جعفری

فوق لیسانس مدیریت مالی حسابرس ارشد مالیات

نويسندگان

بودجه ریزی کارآمد و نقش آن در موفقیت سازمان

تحقیق کاربردی – پژوهشی بررسی نقش بودجه ریزی کارآمد و نقش آن در موفقیت سازمان؛ محققین: هانیه اورجلو – فاطمه شجاعیان – مورد مطالعه : کارخانه اکسیژن ملائکه – شرکت خصوصی واقع در مشهد

مقدمه

قابلیتهای هر سیستم مکانیزه ارتباط تنگاتنگ با محیط و امکانات ساخت فن آوری آن دارد. در گذشته منظور غایی از طرح مسئله مکانیزه نمودن عملیات جاری سازمان ها ، تسریع در انجام امور تکراری و افزایش دقت در انجام آنها بود ، به عبارت دیگر وجه "عملیاتی" سیستم ها کاملا" بر وجه "اطلاعاتی" آنها غلبه داشت.دیدگاه حاکم بر


ایجاد سیستم های مکانیزه ، تحت تاثیر شـــرایط وقت ، تبعیت از چهارچوب و روش های جاری را غایت کارکرد سیستم تلقی می کرد. به همین دلیل وظائف سیستم حسابداری مالی عمدتا" به انجام امور متعارف فترداری و تهیه صورت های مالی ذیربط محدود می گردید. درحالیکه نگرش وسیع تر به موضوع که براساس محمل های مادی و فنی روز امکان پذیر و در عین حال ضروری است ایجاب می نماید که هر سیستم مکانیزه علاوه بر بهبود بخشیدن به روش های انجام امور جاری ، امکان نظارت موثر بر روند عملیات و تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت را در این راستا عهده دار باشد.سیستم مکانیزه موجود با نگرش اخیر و با فرض محوری بودن سیستم مالی در راستای ایجاد یکپارچگی و تجمع در مجموعه عملیات یک سازمان تهیه و تدوین گردیده است وانتظار می رود که به عنوان هسته مرکزی "سیستم های اطلاعاتی مدیریت" (MIS) قادر به ایفای نقش مناسب باشد.

 

کارخانه اکسیژن ملائکه،یک موسسه خصوصی است که درآدرس:

کیلومتر6جاده قوچان-مشهددایراست.

خط تولید:

تولیدگازازت،اکسیژن وهیدروژن

مدیرکل:  مهندس عطایی                      معاون: مهندس گلکانی

این شرکت مدیرمالی نداردو:خانمها-رجبیان وطهماسبی که مسئولیت حسابداری رادارند.

 

 

فصل اول

بیان مسئله

برنامه ریزی درهرسازمان یکی ازارکان موفقیت میباشد.اگربرنامه ای دقیق ومنسجم وجودنداشته باشدبه طوریقین باشکست مواجه خواهیم گردید.

برنامه ریزی عملیاتی یکی ازمهم ترین قسمت های تصمیم گیری برای موفقیت میباشد.

برای تعیین سطح بیکاری یااشتغال،رشداقتصادی یارکوداقتصادی،فقریادرآمدوسایرمواردی که به رفاه وپیشرفت اقتصادی منتهی می گرددبایدبرنامه ای منسجم عقلایی داشت تابتوان براساس آن میزان پیشرفت یاعدم پیشرفت راسنجیدومامی خواهیم دراین تحقیق به آن بپردازیم.

 

اهمیت موضوع:

درجهانی که برای سالهای دورخودبرنامه ریزی می کندوسطح انتظارات راتعیین می نمایددیگرنمی توان بدون راه ونقشه وبرنامه گام برداشت وگفت چوفردابرآیدفکرفرداکنم

بااین طرزتفکرحتی نمی توان یک گام روبه جلوبرداشت.

مهم ترین قسمت یک برنامه عملیاتی کردن آن میباشدیعنی به توان آن راپیاده نمود ونقاط قوت وضعف آن راسنجیدیاتغییرات بنیادی درآن ایجادنمود.

یکی ازمشخصه های پیشرفت داشتن برنامه های عملیاتی باتوجه به امکانات ونیازهای جامعه میباشد واین براهمیت برنامه ریزی عملیاتی میافزاید.

 

فرضیات تحقیق:

1-    بین سیستم برنامه ریزی عملیاتی کارآمدوموفقیت سازمان رابطه وجود دارد .

2-    بین استفاده ازافرادمتخصص وموفقیت برنامه ریزی عملیاتی کارآمد رابطه وجود دارد

3-    بین سیستم تصمیم گیری کارآمدوبرنامه ریزی درست رابطه وجود دارد .

4-    بین کنترل وبه روزکردن برنامه ریزی عملیاتی وموفقیت رابطه وجود دارد.

 

اهداف پژوهش

الف:هدف کلی:

بررسی تاثیربرنامه ریزی عملیاتی کارآمدونقش آن درموفقیت سازمان

ب:

اهداف جزئی:

1-برنامه ریزی عملیاتی کارآمدعامل موفقیت سازمان میشود.

2-استفاده ازافرادمتخصص دربرنامه ریزی عملیاتی باعث موفقیت سازمان میشود.

3-برنامه ریزی عملیاتی درست می تواندبه ایجادانگیزه درکارکنان کمک کند.

4-باکنترل وبه روزکردن برنامه ریزی عملیاتی می توان شاهدموفقیت سازمان بود.

 

 

 

 

فصل دوم ادبیات تحقیق

خلاصه مشخصات سیستم حسابداری مالی و کنترل بودجه

امکان اجرای عملیات در اطلاعات مالی سالهای فعال امکان نگهداری اطلاعات مالی بصورت سنواتی و دستیابی به آنها در زمان های دلخواه امکان ورود اطلاعات بودجه و مقایسه آن با عملکرد (اسناد مالی)   امکان ثبت اطلاعات در ریز ترین سطح (ضمائم) و کنترل آنها براساس قانونمندی تعریف شده برای حساب مربوطه امکان ویرایش اطلاعات وارده بصورت Online و Batch   کنترل مراحل گردش اسناد جهت تائید در سلسله مراتب سازمانی   امکان شبیه سازی اسناد( تهیه اسناد جدید) از مجموعه اطلاعات اسناد سالهای مختلف و اعمال تغییرات عمومی در آنها   ادغام اسناد و تولید سند واحد    مرتب سازی اسناد برحسب تاریخ و اختصاص شماره سند جدید    امکان تهیه گزارشات مالی از اطلاعات یک یا چند سال مالی بدون ضرورت ثبت دائم (بروزآوری اسناد   امکان معرفی حسابها و مراکز با ساختار دلخواه (4 جدول متمایز مشتمل بر 27 رقم   تعریف قانونمندی و صفات مترتب بر هر حساب در ثبت های مالی (مقدار ، شماره ، زمان    صدور اتوماتیک اسناد افتتاحیه در سطوح دلخواه و صفات مورد نظر    امکان تغییر نمایش و نحوه دریافت اطلاعات بصورت فارسی و لاتین   تعریف ارزهای مختلف و دریافت نرخ روزانه ارزها   دریافت مقادیر ارزی مختلف در خطوط مختلف سند مالی و تبدیل آن به ارز رایج   تغییر مبالغ ارزی اسناد مالی به ارز دلخواه جهت انجام مقایسه و تصمیم گیری در انجام عملیات مالی و تجاری   طبقه بندی اسناد در 100 سریال متفاوت (تخصصی کردن حوزه های عملیاتی متفاوت درسازمان مالی   تعریف اختیارات کاربران مختلف در ایجاد /اصلاح /حذف / رویت و تایید اسناد در سریالهای مختلف   تعریف اختیارات کاربران (در اجرای عملیات ) در پائین ترین سطوح اجرایی سیستم    نگهداری اطلاعات گردش اسناد در سلسله مراتب سازمانی (تنظیم کننده/واردکننده/اصلاح کننده / رسیدگی کننده / تائید کننده/ تصویب کننده   تولید گزارشات با هرنوع ترکیب ، تلخیص و طبقه بندی بصورت تصویری ، چاپی و نموداری بدون نیاز به برنامه نویسی . تهیه انواع گزارشات متعارف واستانداردنظیرگزارشات دفاترقانونی و معین ، صورتهای مالی ، نسبتهای مالی ، یادداشتهای همراه و.....

ایجادرمز در بخش گزارشات(RPG) به منظورحفظ ساختمان گزارشات تعریف شده دریک سازمان (توسط مسئولین مالی) و سلب اختیار تغییردر ساختمان گزارش ازکاربران دیگر .    امکان دریافت و نمایش تاریخ به اشکال مختلف در اسناد مالی    ایجاد سیستم پایگاه مرکزی جهت دریافت ، ذخیره و دستیابی به اسناد شرکتهای هم گروه و همچنین تهیه گزارشات تجمیعی و مقایسه ای (حسابداری کارگاهی ،حسابداری شعب و   برقراری ارتباط اطلاعاتی با سایر سیستمهای موجود مجموعة یکپارچة رایورز و تبادل اسناد مالی    امکان پاسخگویی به نیازهای کنترل مالی از طریق ثبت و پردازش   اطلاعات مراکز هزینه و مراکز توجه برای هر حساب زمانهای سررسید اسناد و حسابها -  شماره چک ، سفته ،اموال و نظائر آنها در خصوص حسابهای شماره پذیرثبت اطلاعات کمی (مقداری/ تعدادی) در رویدادهای مالی  ثبت شماره استنادی مربوط به مدارک و ضمائم اسناد مالی است.

مبانی برنامه ریزی بودجه

با توجه به خصوصیات متفاوت اقتصادی، اجتماعی کشورهای صنعتی پیشرفته و کشورهای کمتر توسعه یافته، در ادبیات مربوط به بودجه‌ریزی به این دو گروه از کشورها جداگانه اشاره شده است. کاربرد سیاست مالی در کشورهای صنعتی با کاهش بیکاری به وسیله ایجاد تحرک در تقاضا از طریق کسری بودجه بوده است. در دوره‌هایی که تقاضا در سطح پایینی قرار دارد. کشورهای صنعتی با منابع تولیدی عاطل از جمله تجهیزات سرمایه‌ای و نیروی انسانی روبرو هستند. در این گونه مواقع سیاست مالی با ایجاد تحرک لازم در تقاضا می‌تواند اثرات دوری را به حداقل برساند.

 

درکشورهای درحال توسعه مشکل حادتر است. در این کشورها بیکاری دوری نبوده بلکه ساختاری است، و استفاده از سیاستهای مالی برای ایجاد قدرت خرید بیشتر موجب افزایش قیمت و واردات خواهد شد. علاوه بر این کشورهای در حال توسعه با مشکل عدم ثبات کوتاه مدت ناشی از عواملی چون کشت نامطلوب در بخش کشاورزی، کاهش قیمت کالاهای صادراتی و نظایر آن روبرو هستند. لذا، نقش سیاست مالی در این کشورها علاوه بر نقش متعارف آن، ایجاد رشد اقتصادی و افزایش نرخ بهره‌برداری از ظرفیت‌های موجود تولیدی است. در این کشورها به دلیل ضعف بازارهای مالی، وجود بخش‌های غیرپولی در اقتصاد و همچنین نقش عمده دولت در فرآیند تولید، از سیاستهای پولی استفاده کمتری می‌شود.

تفاوت‌های مربوط به کاربرد سیاستهای مالی لزوماً ارتباطی با کاربرد نظام‌های بودجه‌ریزی ندارد. شمار زیادی از کشورهای در حال توسعه از نظام بودجه‌ریزی کشورهای استعماری سابق (انگلیس و فرانسه) و همچنین نظام‌های بودجه‌ریزی کشورهای آمریکای لاتین (که مخلوطی از نظام بودجه‌ریزی فرانسه و انگلیس است) استفاده می‌کنند. به همین دلیل است که بررسی‌های بعمل آمده در زمینه نظام بودجه‌ریزی به جای اشکال‌های فنی، بیشتر اشاره به عوامل اداری- تشکیلاتی داشته‌اند. "کایدن و وایلدافسکی" در بررسی که در این زمینه کرده‌اند، کشورهای فقیر را کشورهایی با مشکلات بودجه‌ای خاص تلقی کرده‌اند. آنها کشورهای فقیر را کشورهای با درآمد سرانه کمتر از 900 دلار، سطح پایین تجهیز منابع، بدون حساب بودن هزینه‌ها و نظام اداری ضعیف دانسته‌اند. بررسی‌های تجربی که در این زمینه بعمل آمده است، نشان داده که تفکیک فوق در بسیاری موارد قابل تعمیم نیست و شمار زیادی از کشورها علیرغم داشتن درآمد سرانه کمتر از 900 دلار، از نظر بودجه‌ای ضعیف نیستند و حتی بعضی از آنها با مازاد بودجه مواجه هستند. از دیدگاه تجهیز منابع نیز در بعضی از کشورهای موسوم به فقیر، نسبت مالیات به تولید ناخالص داخلی بیشتر از 20 درصد می‌باشد. تجزیه شوکهای اول و دوم نفتی نیز نشان داده است که تورم، وابستگی و افزایش مستمر کسری بودجه مشکلاتی است که در بین تمامی کشورها مشترک می‌باشد و اختصاص به گروه خاصی از کشورها ندارد. لذا، برای قایل شدن تفکیک بین کشورها باید به دنبال ضوابط دیگری بود. یکی از ضوابطی که در این زمینه مورد توجه قرار گرفته است، نوع هزینه‌های بودجه و برخی از وجوه نهادی آنها است. بدین منظور هزینه‌ها به 4 گروه تقسیم شده است: (1) فعالیتهای عمومی سنتی و برخی امور حاکمیتی (دفاع، آموزش، بهداشت و...)، (2) فعالیتهای صنعتی و بازرگانی دولت، (3) پرداختهای انتفاعی به بخشهای تولیدی (صنایع و کشاورزی و...)  و (4) پرداختهای انتقالی به خانوارها و افراد، نقش هر یک از اقلام فوق بستگی به بینش سیاسی دولت و جایگاه ساز و کار بازار در اقتصاد دارد. ویژگیهای خاص زیر را می‌توان برای کشورهای مختلف در ارتباط با معیارهای فوق بیان کرد:

•  به دلیل وجود نظام مستقر تأمین اجتماعی، در کشورهای صنعتی و بعضی از کشورهای در حال توسعه آمریکای لاتین، سهم هزینه‌های انتقالی به خانوارها و افراد بیشتر از سایر کشورها است.

•  نسبت مخارج مربوط به فعالیتهای بازرگانی و صنعتی به کل هزینه‌ها در کشورهای در حال توسعه بیشتر است، زیرا در این کشورها دولت نقش عمده را در توسعه اقتصادی دارد.

•  به دلیل دخالت مستقیم دولت در ارایه خدمات اجتماعی، سهم هزینه‌های آموزشی و بهداشتی در کشورهای در حال توسعه بیشتر است.

•  در مورد هزینه‌های دفاعی، با توجه به ماهیت آن تفکیک خاصی را نمی‌توان بین کشورها قایل شد. تفاوتهای نهادی بین کشورها عمدتاً در ارتباط با تدوین برنامه‌های توسعه است. بیشتر کشورهای در حال توسعه اقدام به تهیه برنامه‌های میان مدتی کرده‌اند که سیاستهای مالی آنها در چارچوب این برنامه تهیه می‌گردد. کشورهای صنعتی عموماً دارای برنامه‌های عمرانی نیستند، ولی هزینه‌های خود را از طریق روشهای پیشرفته بودجه‌بندی و استفاده از الگوهای خاص هزینه‌ای برآورد می‌کنند.

روند اصلاحات

اصلاحات بودجه‌بندی در اوایل قرون نوزدهم میلادی عمدتاً به منظور افزایش توان حسابدهی حکومتهای پیرو دموکراسی اجتماعی و یا اعمال کنترل بیشتر در رژیم های شبه پادشاهی اعمال می‌شد. توجه قانونگذاران به تدریج از مالیات‌بندی به تخصیص هزینه‌های عمومی معطوف شد. کوششهای اولیه در کشور بریتانیای کبیر در راستای هدف تهیه چارچوبی برای افزایش توان پاسخگویی مالی دولت بود. انضباط مالی و صرفه جویی از طریق دستورالعمل‌هایی که توسط دستگاه مرکزی اعلام می‌شد، باید رعایت می‌گردید. دستگاه مرکزی فعالیت خاصی که نیاز به هزینه داشته باشد نداشت و فقط باید کنترل می‌کرد وجوه تعیین شده در محل اصلی خود به مصرف برسد. از سوی دیگر دستگاه‌های مصرف کننده، فعالیتهای خاصی داشتند که آنها را می‌بایست در چارچوب ضوابط تعیین شده توسط دستگاه مرکزی انجام می‌دادند. چندی بعد وظایف حسابداری و حسابرسی ضروری تشخیص داده شد و دستگاه‌های خاصی بدین منظور مشغول به کار شدند.

نظام بودجه‌ریزی فرانسوی با درجه تمرکز بیشتری توسعه یافت. واحد خزانه‌داری دارای مسئولیت تمامی امور مربوط به نظارت، ممیزی، بازرسی، راهنمایی‌های مستقیم و غیرمستقیم و تهیه ضوابط و مقررات بود. در این نظام، ذیحسابانی در هر یک از دستگاه‌های اجرایی و گروهی از حسابداران مسئول رسیدگی به عملکرد درآمدها و انجام هزینه‌ها و بازرسانی برای رسیدگی به اجرای تمامی فعالیتها، پیش‌بینی شده بود.

توسعه نظامهای فوق دو نتیجه مهم و ماندگار داشت. اول، ایجاد یک دستگاه مالی مرکزی در داخل دولت و دوم رشد خدمات مالی دولتی. البته تمرکز امور در یک دستگاه مرکزی منجر به مشکلاتی می‌شد که مهمترین آن ممانعت از رشد و توسعه مدیریت مالی در دستگاه‌های اجرایی بود. وجود یک دستگاه مرکزی مالی پرقدرت در جریان جنگ اول جهانی بطور جدی مورد سوال قرار گرفت. این مشکل به خصوص در کشورهایی که نقش برابری برای قوای مجریه و قانونگذاری قایل بودند قابل مشاهده بود. تلاشهایی که برای حل این مشکل به عمل آمد منجر به ایجاد دفاتر بودجه اجرایی و تفویض اختیارهای بیشتر به دستگاه‌های مصرف کننده در اوایل دهه 1920 در کشور آمریکا شد. مقارن این تحولات در کشور انگلیس نیز در جهت تمرکز مالی بیشتر، اختیارهای بیشتری به دستگاه‌های مصرف کننده تفویض شد.

تجربه برخی از کشورهای منتخب در اجرای نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

آمریکا

الف- زمان و چگونگی شروع اجرای نظام

•       قانون عملکرد و نتایج دولت از سال 1993 مبنای چارچوب بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد دولت و دستگاههای اجرایی می‌باشد.

•       مهمترین فراز‌های قانون یاد شده در قانون بودجه سال 1990 مورد عمل قرار گرفته بود. دفتر مدیریت و بودجه در گزارش خود نیاز به برنامه‌ریزی استراتژیک، کنترل و ارزشیابی عملکرد و انعطاف‌پذیری و پاسخگویی را مورد تاکید قرار داد.

ب- تلاش‌های به عمل آمده در جهت فرهنگ سازی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

•       برنامه‌ریزی استراتژیک - در این برنامه وظایف و ماموریت‌های دستگاههای اجرایی مشخص شده و اهداف بلند مدت این دستگاهها تعیین شده است. در شروع دهه 1990 تعداد کمی از دستگاهها فاقد این برنامه بودند. ولی در حال حاضر برنامه‌ریزی استراتژیک نه تنها مسئولیت تمامی دستگاههای اجرایی به شمار می‌آید بلکه در هر دفتر و واحد اجرایی مبنای فعالیت‌ها به شمار می‌آید.

•       اندازه‌گیری عملکرد - بودجه‌ سالانه دستگاههای اجرایی باید همراه با برنامه‌های عملکرد سالانه پیشنهاد شوند. این برنامه‌ها ابتدا به دفتر مدیریت و بودجه پیشنهاد می‌شود و پس از بررسی این دفتر به کنگره ارسال می‌شود.

•       تلفیق بودجه و عملکرد - تلفیق عملکرد یکی از پنج نوآوری دولت می‌باشد که در بودجه دو سال اخیر (2004 و 2005) مورد تاکید بوده است.

ج - موانع اصلی بر سر راه توسعه بیشتر نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد

•       ارزشیابی برنامه - به رغم تلاش‌های به عمل آمده در این زمینه عرضه و تقاضای این ارزشیابی هر دو ضعیف بوده است. در بلندمدت، پایداری و اعتبار بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد نیازمند بهبود ظرفیت‌های ارزشیابی است.

•       تشخیص هزینه‌های برنامه‌های اجرایی بودجه - به منظور درک بهتر هزینه‌های برنامه‌های اجرایی، حسابداری فعالیتهای بودجه باید بر اساس برآورد دقیق منابع مورد استفاده انجام شود. این امر گام مهمی به سوی بودجه‌ریزی بر مبنای نتیجه و افزایش شفافیت مالی می‌باشد. در حال حاضر چنین چیزی وجود ندارد.

•       استقرار نظام گزارشگیری مناسب- تعداد کمی از دستگاههای اجرایی مجهز به نظام خودکار به هم پیوسته اطلاعات هزینه و اهداف برای گزارشگیری عملکرد می‌باشند.

د- درس یا درس‌های حاصل از نظام

•       لزوم استفاده از تجربه کشورهای دیگر در زمینه اجرای این نظام. در کاربرد این نظام در آمریکا از تجربیات کشورهای استرالیا، کانادا، نیوزیلند و انگلیس استفاده شده است.

•       بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد باید هماهنگی با سایر برنامه‌های توسعه کشور به اجرا درآید.

•       اجرای این نظام نیازمند ارتباط بیشتری بین منابع و نتایج است.

-2هلند

الف- زمان و چگونگی شروع اجرای نظام

در ژوئن 1999، دولت هلند پیشنهادی را در زمینه بهبود نظام اطلاعاتی در دسترس اسناد بودجه و حسابهای سالانه به مجلس ارائه نمود. هدف از ارائه این پیشنهاد سیاست محور کردن بیشتر فرآیند بودجه‌ریزی بود. این مهم از طریق ارائه اطلاعاتی در زمینه عملکرد اهداف پیش‌بینی شده، ابزارهای سیاسی و هزینه اجرای آن انجام می‌گیرد. نظام جدید بودجه‌ریزی شامل شاخصهای عملکرد زیر می‌باشد:

•       کمیت، کیفیت و هزینه محصولات و خدمات تولید شده به وسیله دولت به منظور دستیابی به نتایج خاص.

•       عملکرد حاصل از اقدامات دولت در زمینه‌های یاد شده

ب- تلاش‌های به عمل آمده در جهت فرهنگ‌سازی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

اقدامات انجام شده در این زمنیه منجر به نتایج زیر شده است:

•       قانونگذاری شفاف‌تر و کاربردی‌تر برای استفاده کنندگان

•       برگزاری دوره‌های مختلف از طریق دانشکده دولتی مالیه عمومی و بودجه‌ریزی

•       برگزاری همایش‌ها و کارگاههای آموزشی متعدد و انتشار مقالات مختلف

•       استقرار نظام تشویقی برای پیشگامان نظام جدید

•       دادن اولویت بیشتر به نظام ارزشیابی بودجه دولت

ج- موانع اصلی بر سر راه توسعه بیشتر نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد

از طریق اسناد بودجه تهیه شده بر اساس نظام جدید مقایسه بین اهداف مورد نظر عملکرد و آشکار کردن نقاط ضعف بسیار ساده شده است. (هم از دیدگاه کارآیی مدیران و هم اثربخش سیاست‌ها). همین امر باعث ایجاد یک سازوکار دفاعی در مقابل نظام جدید از سوی بعضی از مدیران شده است. مدیرانی که نمی‌خواهند کارشان در معرض ارزشیابی قرار گیرد سعی می‌کنند به بهانه‌های مختلف خود را مستثنی نمایند.

د - درس یا دروس‌های حاصل از اجرای نظام

•       کار را نباید خیلی پیچیده کرد، نظام باید تا حد امکان ساده طراحی شود.

•       اجرای کامل نظام یک فرآیند بلند مدت است، نباید انتظار داشت در کوتاه مدت نتیجه دهد.

•       استقرار نظام تشویق و تنبیه ضروری است.

 

 

3- پیشنهاد روشی برای بودجه‌ریزی عملیاتی

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

2-1- هزینه‌یابی محصول چیست؟

محصول، کالا یا خدمات نهایی است که منعکس کننده خواست دولت،‌ به عنوان خریدار، از دستگاههای اجرایی برای ارائه آن به متقاضیان است. دراین‌ خصوص می‌توان به مثالهایی مانند ارایه خدمات ثبتی، آموزشی، بهداشتی و یا تولید برخی محصولات کشاورزی یا صنعتی اشاره کرد.

هزینه‌یابی محصول فرآیندی است که به وسیله آن هزینه نهاده‌ها (مانند حقوق و دستمزد) به محصولات تعلق می‌گیرد. در این فرآیند هزینه‌های کل هر دستگاه اجرایی برای تولید محصولات آن به نحوی اختصاص می‌یابد که پاسخگوی هزینه واقعی ارایه یا تولید هر محصول باشد.

به طور مثال اگر یک دستگاه اجرایی خدمات متنوعی ارائه دهد یا کالاهای متنوعی تولید کند ممکن است بخواهد کل هزینه تولید هر واحد خدمات یا محصول را برآورد نماید. این اطلاع به دستگاه اجرایی کمک می‌کند که اولاً بهای ارائه هر واحد از محصول را تعیین کند و همچنین نسبت به حدود پرداختهای پرسنلی یا اداری تصمیم مناسب را اتخاذ نماید.

هزینه‌یابی در دو مرحله انجام می‌گیرد:

مرحله اول: جمع‌آوری اطلاعات هزینه‌ای

مرحله دوم: استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده در هزینه‌یابی فعالیتهای مربوط به تولید محصولات

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

2-2- هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول

در فرآیند نظام پیشنهادی دستگاههای اجرایی در چارچوب قرارداد یا موافقتنامه‌ای با دولت خدماتی را ارایه یا کالایی را تولید می‌کنند. در هزینه‌یابی محصولات موضوع قرارداد، دستگاه اجرایی باید هزینه هر یک از محصولات تولیدی مورد توافق را تعیین نماید. برای تمامی محصولات مزبور اطلاعات زیر باید ارائه گردد:

•       عنوان هر یک از فعالیتهایی که منجر به تولید کالا یا خدمات می‌گردد.

•       شرح عملیات هر یک از فعالیتها

•       اهداف کمی فعالیتها و شاخص قابل اندازه‌گیری کمیت و کیفیت کالا یا خدمت

•       هزینه تمام شده هر قلم از کالا یا خدمت محصول فعالیتها

در فرآیند هزینه‌یابی محصول باید هزینه تولید هر قلم از محصول بطور آشکار مشخص شود، به‌طوریکه برای دولت و مسئولین ارزش افزوده کالا یا خدمت مزبور مشخص باشد. بنابراین، یک نظام کارآمد هزینه‌‌یابی فقط شامل مجموعه‌ای از هزینه‌های بالاسری محصولات نیست. نظام مطلوب فرآیند ایجاد ارزش افزوده را به نحوی سامان می‌دهد که :

•       مسئولین دستگاه‌های اجرایی با سهولت بیشتری بتوانند فعالیتهای مورد نظر برای تحقق اهداف خود را انتخاب کنند.

•       روشهای بهبود عملکرد و کارآیی بهتر تشخیص داده شود.

•       عملیات پیش‌بینی شده هر یک از فعالیتها امکان شبیه‌سازی و پیش‌بینی برای آینده را در قالب الگوهای مشخص فراهم سازد.

در نظام پیشنهادی سقف بودجه هر یک از دستگاههای اجرایی مانند گذشته توسط دولت تعیین می‌گردد، در تعیین این سقف باید عواملی چون ارزیابی هزینه تولید کالا و خدمات، قیمتهای بازار و افزایش کیفیت مورد توجه قرار گیرد. طبیعی است سقف پیشنهادی دولت برای بودجه دستگاه اجرایی با محاسباتی که توسط دستگاه اجرایی در چارچوب هزینه‌یابی فعالیتها انجام می‌گیرد ممکن است مطابقت نداشته باشد. بنابراین برای کمک به رسیدن به تفاهم، دستگاههای اجرایی باید ضمن هزینه‌یابی هر یک از فعالیتها، آنها را بر حسب اولویت طبقه‌بندی کنند به نحوی که در هر سطحی از بودجه فعالیتهای مشخصی قابل انجام باشد. در این زمینه راهکارهای زیر می‌تواند مورد نظر قرار گیرد:

•       تجدیدنظر در کمیت و کیفیت محصولات برای ایجاد تعادل بین هزینه تولید آنها با بودجه اختصاص یافته

•       اتخاذ سیاستهایی برای کاهش هزینه تولید محصولات، مانند تغییر فرآیندها، مهندسی مجدد، حذف فعالیتهای دارای اولویت کمتر

•       تجهیز منابع درآمدی جدید

روش هزینه‌یابی فعالیت اساس تعیین بودجه دستگاههای اجرایی و تخصیص اعتبارات خواهد بود. مشکل اساسی هزینه‌یابی فعالیتها در اولین سال اجرا خواهد بود، بدیهی است در سالهای بعد با استفاده از شاخص‌های تعدیل، هزینه تمام شده سال مبنا مورد اصلاح قرار خواهد گرفت.

روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت[1] فرهنگ فعلی تعیین بودجه دستگاهها که "بودجه‌ریزی افزایشی" (Incremental) است دگرگون خواهد ساخت. در روش فعلی بودجه سال یا سالهای گذشته هر دستگاه اجرایی مبنای اصلی است که همه ساله براساس شاخصهای تعدیل نامشخص و یا افزایش فعالیتها یا پرسنل جدید و بدون توجه به محصول تولید شده دستگاه، انجام می‌گیرد. در واقع قدرت چانه‌زنی دستگاه اجرایی اساس تعیین بودجه را تشکیل می‌دهد و در غالب مواقع که بودجه پیشنهادی دستگاه با سقف تعیین شده هماهنگی و مطابقت ندارد، با کاهش همه جانبه و با درصدی خاص، اجرای تمامی فعالیتهای دستگاه با مشکل مواجه می‌شود. ضمن اینکه نظارت بر اجرای بودجه دستگاه نیز بر پایه اصول علمی میسر نخواهد بود.

در روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت تشخیص رفتارهای هزینه‌ای محصولات ارایه شده دستگاههای اجرایی همراه با آگاهی از شقوق دیگری که می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند، ابزار مدیریتی قدرتمندی در اختیار مدیران قرار می‌دهد که:

•      تهیه بودجه توسط دستگاههای اجرایی را ضابطه‌مند می‌سازد. کل هزینه هر فعالیت توسط دستگاه اجرایی مشخص می‌شود و امکان مقایسه هزینه مزبور با سایر شقوق فراهم می‌گردد.

•      هزینه‌یابی دقیق فعالیتها، معیار خوبی را در تعیین تعرفه کالاها و خدمات در اختیار مسئولان دستگاههای اجرایی قرار می‌دهد.

•      ناکارآیی‌های موجود در تولید کالا و خدمت با سهولت بیشتری مشخص می‌گردد و مسئولان می‌توانند اقدامات لازم را در افزایش ارزش یا کاهش هزینه محصولات خود بعمل آورند.

•      مسئولین دستگاه اجرایی درک بهتری از عوامل موثر در هزینه پیدا می‌کنند و شقوق موجود برای کاهش هزینه فعالیتها از طریق تغییر فرآیند و بکارگیری فناوری جدید را بهتر تشخیص می‌دهند.

•      اطلاعات بدست آمده در فرآیند پیشنهادی،‌ گزارشگیری و نظارت بر اجرای فعالیتهای دستگاه را تسهیل می‌کند.

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

در این بخش اصول و مفاهیم هزینه‌یابی، هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول، هزینه‌یابی فعالیتها، اقسام هزینه‌یابی و سیاستهای حسابداری هزینه‌یابی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-3- مبانی تعیین فعالیتها

در قوانین مالی و محاسباتی ایران مبانی و پایه‌های لازم برای تعیین فعالیتها و در نتیجه اجرای بودجه عملیاتی پیش‌بینی شده است. طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عملیات اجرایی دولت است که سالانه تنظیم و همراه بودجه کل کشور تقدیم مجلس می‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سیاستهای مندرج در برنامه پنجساله،‌ هدفهای مشخص و عملیات اجرایی سالانه هر دستگاه اجرایی با اعتبار مربوطه تعیین می‌شود.

در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نیز "عملیات اجرایی" به صورت مجموعه فعالیتهای جاری (هزینه‌ای) و طرحهای عمرانی (تملک دارایی‌های ثابت) دستگاههای اجرایی تعریف شده است. در بند (9) همین قانون "فعالیتهای جاری" (هزینه‌ای) به سلسله عملیات و خدمات مشخص اتلاق شده است که برای تحقق هدفهای برنامه سالانه طی یک سال اجرا می‌شود و هزینه آن از محل اعتبارات جاری (هزینه‌ای) تأمین می‌گردد. همچنین در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههای اجرایی مکلف شده اند براساس شرح فعالیتها و طرح‌هایی که بین دستگاه اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل کنند.

با توجه به احکام فوق، برنامه‌های عملیاتی ذیل دستگاههای اجرایی باید شامل فعالیتهای کمیت‌پذیر مشخص باشد که برای تحقق هدفهای برنامه مزبور اجرا می‌شوند. به بیان دیگر هر یک از فعالیتهای دستگاهها باید دارای هدف و برنامه کار مشخص باشد. برنامه کار مزبور برای دستگاه اجرایی،‌ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و سایر دستگاههای ذی‌نفع بهترین راهنما برای عملیاتی است که در سال مالی انجام می‌گیرد و این برنامه اساس کار گزارشگیری و نظارت می‌باشد.

بنابراین تعیین فعالیتهای ذیل برنامه‌ها باید به‌گونه‌ای انجام گیرد که گزارشگیری از آنها را ساده سازد. در گزارشگیری اصل "مسئولیت" است و مسئولیت در قالب شرح وظایف دستگاه شکل می گیرد و واقعیت می‌یابد.

برای برقراری ارتباط متقابل میان طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی، باید سعی شود برنامه‌ها و فعالیتها به واحدهای اجرایی مشخص در درون هر دستگاه مرتبط شوند. ایجاد ارتباط بین طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی موجب می‌شود که کار تهیه و تنظیم و اجراء نظارت بر اجرای بودجه به نحو بهتری انجام شود و عامل مسئولیت در داخل هر دستگاه مشخص‌تر گردد.

بنابراین در تشخیص و تعیین فعالیتها باید گروههای عملیاتی در داخل هر یک از برنامه‌های هزینه‌ دستگاه در قالب فعالیت گنجانده شوند به نحوی‌‌که مسئولیت اجرای هر یک فعالیتها و واحد اجرایی آن از هر حیث مشخص و با وظایف و تشکیلات منطبق باشد.

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

در این بخش اصول و مفاهیم هزینه‌یابی، هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول، هزینه‌یابی فعالیتها، اقسام هزینه‌یابی و سیاستهای حسابداری هزینه‌یابی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-3- مبانی تعیین فعالیتها

در قوانین مالی و محاسباتی ایران مبانی و پایه‌های لازم برای تعیین فعالیتها و در نتیجه اجرای بودجه عملیاتی پیش‌بینی شده است. طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عملیات اجرایی دولت است که سالانه تنظیم و همراه بودجه کل کشور تقدیم مجلس می‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سیاستهای مندرج در برنامه پنجساله،‌ هدفهای مشخص و عملیات اجرایی سالانه هر دستگاه اجرایی با اعتبار مربوطه تعیین می‌شود.

در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نیز "عملیات اجرایی" به صورت مجموعه فعالیتهای جاری (هزینه‌ای) و طرحهای عمرانی (تملک دارایی‌های ثابت) دستگاههای اجرایی تعریف شده است. در بند (9) همین قانون "فعالیتهای جاری" (هزینه‌ای) به سلسله عملیات و خدمات مشخص اتلاق شده است که برای تحقق هدفهای برنامه سالانه طی یک سال اجرا می‌شود و هزینه آن از محل اعتبارات جاری (هزینه‌ای) تأمین می‌گردد. همچنین در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههای اجرایی مکلف شده اند براساس شرح فعالیتها و طرح‌هایی که بین دستگاه اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل کنند.

با توجه به احکام فوق، برنامه‌های عملیاتی ذیل دستگاههای اجرایی باید شامل فعالیتهای کمیت‌پذیر مشخص باشد که برای تحقق هدفهای برنامه مزبور اجرا می‌شوند. به بیان دیگر هر یک از فعالیتهای دستگاهها باید دارای هدف و برنامه کار مشخص باشد. برنامه کار مزبور برای دستگاه اجرایی،‌ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و سایر دستگاههای ذی‌نفع بهترین راهنما برای عملیاتی است که در سال مالی انجام می‌گیرد و این برنامه اساس کار گزارشگیری و نظارت می‌باشد.

بنابراین تعیین فعالیتهای ذیل برنامه‌ها باید به‌گونه‌ای انجام گیرد که گزارشگیری از آنها را ساده سازد. در گزارشگیری اصل "مسئولیت" است و مسئولیت در قالب شرح وظایف دستگاه شکل می گیرد و واقعیت می‌یابد.

برای برقراری ارتباط متقابل میان طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی، باید سعی شود برنامه‌ها و فعالیتها به واحدهای اجرایی مشخص در درون هر دستگاه مرتبط شوند. ایجاد ارتباط بین طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی موجب می‌شود که کار تهیه و تنظیم و اجراء نظارت بر اجرای بودجه به نحو بهتری انجام شود و عامل مسئولیت در داخل هر دستگاه مشخص‌تر گردد.

بنابراین در تشخیص و تعیین فعالیتها باید گروههای عملیاتی در داخل هر یک از برنامه‌های هزینه‌ دستگاه در قالب فعالیت گنجانده شوند به نحوی‌‌که مسئولیت اجرای هر یک فعالیتها و واحد اجرایی آن از هر حیث مشخص و با وظایف و تشکیلات منطبق باشد.

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

در این بخش اصول و مفاهیم هزینه‌یابی، هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول، هزینه‌یابی فعالیتها، اقسام هزینه‌یابی و سیاستهای حسابداری هزینه‌یابی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-4- طبقه‌بندی هزینه‌ها

طبقه‌بندی هزینه‌ها به روشهای مختلفی امکانپذیر است. تجزیه و تحلیل رفتار هزینه‌های مختلف نهاده‌های مورد استفاده در تولید کالا و خدمات اطلاعات مفیدی را برای برآورد هزینه‌ها فراهم می‌آورد. چارچوبی که معمولاً در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرد. طبقه‌بندی هزینه‌ها به: "هزینه‌های متغیر" ، "هزینه‌های شبه متغیر" و "هزینه‌های ثابت" است. در این طبقه‌بندی اساس تغییرات هزینه واحد (Unit Cost) تولید کالا و خدمت است که از تغییر حجم محصول نتیجه می‌گردد.

"هزینه‌های متغیر" ارتباط مستقیمی با تغییرات حجم محصول دارند. برای مثال، هزینه کپی کردن مدارک دانش‌آموران در یک موسسه آموزشی با نسبت مستقیمی از ساعات مراجعه دانش‌آموزان تغییر می‌کند.

"هزینه‌های شبه متغیر" ارتباط با تغییرات حجم محصول پیچیده‌تر است. افزایش هزینه با سطوح متعددی از حجم محصول مرتبط است. در مثال فوق، افزایش ناچیز تعداد دانش‌آموزان، لزوماً نیاز به بکارگیری معلم بیشتری را ندارد. از طرفی در سطحی از افزایش تعداد دانش‌آموزان استخدام معلم جدید الزام آور می‌گردد.

"هزینه‌های ثابت" در کوتاه مدت، علی‌رغم تغییر در حجم محصول، تغییری نمی‌کنند و در دامنه وسیعی از حجم محصول ثابت می‌مانند. برای مثال، چنانچه تعداد ساعات مراجعه دانش‌آموزان افزایش شایان توجهی داشته باشد موسسه ممکن است مجبور به ساخت یا ایجاد کلاس درس جدیدی شود.

روش دیگر طبقه‌بندی هزینه‌ها تفکیک آن به: "هزینه‌های افزایشی"، "هزینه‌های تعهد شده" و "هزینه‌های فرصت" است. آشنایی با هزینه‌های افزایشی برای تصمیم‌گیری درخصوص افزایش یا کاهش حجم محصولات ضروری است. در تصمیم برای کاهش فعالیت فقط آن دسته از هزینه‌ها باید مورد توجه قرار گیرد که با تصمیم مزبور تغییر می‌کند. به بیان دیگر هزینه‌ای است که با کاهش حجم محصولات حذف می‌گردد. هزینه تعهد شده، مربوط به فعالیتهایی می‌شود که قبلاً تعهد شده و قابل حذف نبوده و تصمیمات آینده در آنها تأثیری ندارد. "هزینه فرصت" منافع از دست رفته ناشی از عدم اتخاذ تصمیم در مورد انجام بعضی از فعالیتها را شامل می‌گردد.

به منظور ارزیابی عملکرد نیز، هزینه‌ها را می‌توان به "قابل کنترل" و "غیرقابل کنترل" طبقه‌بندی کرد. نکته‌ای که هم از دیدگاه تهیه کننده و هم استفاده‌کنندگان از اطلاعات مهم است درک ماهیت هزینه و طبقه‌بندی آن برای اهداف مختلف و حسابداری هزینه است. روش طبقه‌بندی هزینه بر انتخاب فرآیند هزینه‌یابی موثر است. برای هزینه‌یابی محصول چگونگی مصرف هزینه‌ها توسط محصولات و فعالیتها طبقه‌بندی آن به هزینه‌های مستقیم یا غیرمستقیم را تعیین می‌کند. هر چه اقلام هزینه‌های مستقیم تشخیص داده شده بیشتر باشد به دلیل کاهش تخصیص هزینه‌های بی‌مورد، دقت هزینه‌یابی بیشتر خواهد بود.

تفکیک هزینه‌ها به مستقیم و غیرمستقیم بستگی به اصل قابلیت ردیابی با تخصیص هزینه‌ها دارد. توان تخصیص هزینه‌ها به فعالیتها به عواملی چون روش تعریف فعالیتها، اطلاعات موجود و درک مدیریت از ارتباط بین عملیات و هزینه‌ها دارد.

هزینه‌های مستقیم

هزینه‌هایی است که به طور اقتصادی می‌توان به فعالیتها یا موضوع‌های هزینه منسوب کرد. ارتباط بین هزینه و فعالیت مستقیم یا غیرمستقیم بودن آن را مشخص می‌کند. محصول حاصل از فعالیت ممکن است، محصول نهایی،‌ محصول واسطه و یا مجموعه‌ای از محصولات باشد. میزان تفکیک هزینه‌ها بستگی به اطلاعات مورد نیاز مدیریت دارد.

هزینه‌های غیرمستقیم

برای بعضی از هزینه‌ها ردیابی و تخصیص مستقیم آنها به فعالیت خاصی امکانپذیر نیست. اینگونه هزینه‌ها هزینه‌های غیرمستقیم هستند. هزینه‌های مزبور به بیش از یک فعالیت مربوط می‌شوند. البته منسوب کردن این هزینه‌ها به هر فعالیت از طریق تعیین سهم آنها در فعالیت امکانپذیر است. برای مثال می‌توان به هزینه‌های آب و برق و سوخت مصرفی در یک واحد خدماتی اشاره کرد.

سایر هزینه‌ها

برخی از هزینه‌های انجام شده در فعالیتها ممکن است ارتباطی با محصول آن فعالیت نداشته باشد. مانند هزینه‌های بازسازی غیرمترقبه و کاهش غیرمترقبه دارایی‌ها. با توجه به اینکه این قبیل هزینه‌ها قابل تخصیص به محصولات نیستند، باید در هزینه‌یابی فعالیتها حذف گردند.

هزینه کل و هزینه واحد تولید محصول

برای محاسبه هزینه کل فعالیتها باید هزینه نهاده‌های مصرفی در فرآیند تولید محصولات و هزینه نهاده‌های مصرفی برای انجام فعالیتهای پشتیبانی تولید محصولات مزبور با هم جمع گردد.

برای مثال موسسه‌ای را در نظر بگیریم که یکی از محصولات تولید آن انتشار اطلاعیه‌های سلامتی برای جامعه است. منابع مورد استفاده این موسسه برای انجام این فعالیت شامل پرسنلی است که برای طراحی و چاپ و توزیع این اطلاعیه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. هزینه‌های مزبور به عنوان "هزینه‌های مستقیم" تلقی می‌شود.

سایر هزینه‌هایی که ارتباط مستقی با اطلاعیه تولید شده ندارند "هزینه غیرمستقیم" تلقی می‌شود. این هزینه‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های بالاسری مانند خدمات اداری و پشتیبانی برای تولید اطلاعیه‌ها و هزینه‌های برق و سوخت و مخابرات باشد.

از جمع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، هزینه کل فعالیت انتشار اطلاعیه بدست می‌آید. برای محاسبه هزینه واحد با متوسط انجام فعالیت باید هزینه کل را بر تعداد محصول تولید شده تقسیم کرد.

هزینه واحد یا متوسط، شاخص مفیدی برای محصول تولید شده بشمار می‌رود. از این شاخص میتوان به عنوان مبنایی برای ارتقای کارآیی یک واحد سازمانی و همچنین مقایسه بین واحدهای سازمانی مسئول تولید فعالیت مشابه استفاده نمود.

هزینه نهایی

هزینه فعالیتها مبنای اصلی تعیین بودجه دستگاههای اجرایی است. در دراز مدت، طبعاً واحدهای سازمانی در پی تأمین کل هزینه انجام فعالیتها هستند. در بعضی موارد کالاها و خدمات تولید شده ممکن است با قیمتی معادل هزینه نهایی محصول عرضه شوند. هزینه نهایی در واقع نشان دهنده هزینه تولید یک واحد اضافی از محصول است. این شاخص در قیمت‌گذاری محصولات اهمیت زیادی دارد. معمولاً هزینه‌ نهایی تولید یک واحد اضافی محصول با افزایش میزان محصول کاهش می‌یابد. نرخ این کاهش نشان دهنده اهمیتی است که هزینه‌های ثابت در ساختار محصول دارند.

هزینه‌ نهایی محصول، همچنین معمولاً کمتر از هزینه واحد (Unit Cost) است، که دلیل آن تأثیر هزینه‌های ثابت در ساختار هزینه‌ای واحد اجرایی است. برای مثال در این زمینه می‌توان به استفاده کوتاه مدت از ظرفیتهای عاطل اشاره کرد. در مواقعی که قیمت محصول توسط دولت تعیین می‌شود، در تعیین قیمت باید عواملی چون ارزیابی هزینه تولید، قیمتهای بازار و کارآیی تولید در نظر گرفته شود.

2-    اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

در این بخش اصول و مفاهیم هزینه‌یابی، هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول، هزینه‌یابی فعالیتها، اقسام هزینه‌یابی و سیاستهای حسابداری هزینه‌یابی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-5- اهداف روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

روش هزینه‌یابی فعالیت در بخش خصوصی و دولتی متفاوت است. در بخش دولتی این روش دو هدف کلی را دنبال می‌نماید:

اول: با فراهم کردن اطلاعات لازم درخصوص هزینه فعالیتهای واحد اجرایی ذی‌ربط، به اهداف نظارت خارجی کمک می‌کند. هزینه فعالیتها مبنای بودجه دستگاه اجرایی را تشکیل می‌دهند که نهایتاً به تصویب مجلس می‌رسد.

اطلاعات هزینه‌یابی فعالیتها در صورتحساب مالی و سایر گزارشهای مالی دستگاههای اجرایی درج می‌گردد.

در این گزارش بهتر است به چگونگی تفکیک هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم و روش تخصیص هزینه‌ها به محصول و نرخ‌های بکار گرفته شده اشاره گردد.

دوم: روش هزینه‌یابی فعالیتها، اطلاعات مفیدی برای نظارتهای داخلی سازمانها فراهم می‌آورد. نظارتهای داخلی که بر این اساس انجام می‌گیرد به برنامه‌ریزی و کنترل بودجه‌های سالانه سازمانها کمک می‌نماید. از اطلاعات حاصله همچنین می‌توان در اتخاذ تصمیم‌های غیرمترقبه و در شرایط خاص استفاده کرد. برای مثال تخصیص منابع را با تغییر سیاستها تغییر

متدولوژی هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت از 5 مرحله تشکیل شده است:

مرحله 1   مشخص کردن فعالیت‌ها و هدف کمی آنها

مشخص کردن هدف‌های کمی فعالیت‌هایی که توسط دستگاه اجرایی ارائه می‌گردد

مرحله 2  تعیین هزینه‌های مستقیم

مشخص کردن تمامی هزینه‌هایی که طی سال مالی فعالیت‌ها بر اساس آنها هزینه‌یابی می‌شود.

مرحله 3 تشخیص و ردیابی هزینه‌های مستقیم

تشخیص تمامی هزینه‌های مستقیم

اتخاذ تصمیم در مورد روش ردیابی هزینه‌های مستقیم

محاسبه هزینه‌های مستقیم فعالیت

مرحله 4  تشخیص و ردیابی هزینه‌های غیرمستقیم

تشخیص تمامی هزینه‌های غیرمستقیم

اتخاذ تصمیم در خصوص اقلام هزینه‌ که باید بکار گرفته شوند.

مرحله 1: مشخص کردن فعالیت‌ها و هدف کمی آنها: "فعالیت" در واقع فرآیند تبدیل و تغییر شکل داده‌ها به ستانده‌های مشخص با استفاده از سازوکارهای خاص و در چارچوب قوانین و مقررات موجود است. هدف کمی فعالیت عبارت از میزان تولید کالا یا خدماتی است که به‌وسیله دستگاه اجرایی به مصرف کننده خارجی ارائه می‌شود. تعداد کل واحدها (اندازه) هر محصول تولید شده باید در این مرحله تعیین گردد. شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد برای کمیت و کیفیت محصول نیز باید مشخص شود.

فعالیت‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند: فعالیت‌های اولیه، (2) فعالیت‌های ثانویه، (3) فعالیت‌های تثبیت کننده "فعالیت‌های اولیه" فعالیت‌هایی هستند که به طور مستقیم با موضوع هزینه مربوط می‌شوند (مانند انعقاد قرارداد).

"فعالیت‌های ثانویه" فعالیت‌هایی هستند که از طریق فراهم آوردن منابعی فعالیتهای اولیه را پشتیبانی می‌کنند (مانند تأمین نیروی انسانی اضافی مورد نیاز).

"فعالیت‌های تثبیت کننده" فعالیت‌هایی هستند که وضعیت فعلی سازمان را تحکیم می‌کنند مانند تهیه برنامه راهبردی

مرحله 2:  جمع آوری و تعیین هزینه‌ها :  در این مرحله هزینه تمامی منابع مصرف شده در تولید محصولات فعالیتها باید تعیین شوند. بدون چنین شاخصی تصمیمات دستگاه اجرایی و ارزیابی عملکرد آن بر مبنای اطلاعات کامل نخواهد بود. هزینه‌های بالاسری (مانند هزینه‌های امور مالی و اداری و پشتیبانی)، هزینه استفاده از دارایی‌ها و پرسنلی طی دوره تولید باید تخمین زده شده و در فرآیند هزینه‌یابی منظور گردد. محاسبات مربوط به هزینه حتی‌الامکان باید با روش حسابداری تعهدی (Accrual) که در آن تمامی پرداخت‌ها در زمان ایجاد ثبت می‌گردند، انجام گیرد. این روش حسابداری منجر به هزینه‌هایی می‌گردد که نیازی به پرداخت نقدی در فرآیند تولید ندارند (مانند استهلاک).

مرحله 3: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه‌های مستقیم و فعالیت‌ها: همان‌طور که در قسمتهای قبل اشاره شد، هزینه‌ها به دو گروه کلی هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم تقسیم می‌شود. هزینه‌های مستقیم، هزینه‌هایی هستند که با یک محصول یا یک گروه (طبقه) از محصول ارتباط دارد. فرآیند تشخیص یا ردیابی هزینه‌های مستقیم در زمان ایجاد آنها باید انجام گیرد. با توجه به ماهیت محصول، هزینه‌های مستقیم می‌تواند شامل حقوق و دستمزد، هزینه‌های سفر، مواد، خدمات مشاوره‌ای، سوخت و مخابرات و غیره باشد. نمونه‌هایی از هزینه‌های مستقیم در جدول شماره (1) نشان داده شده است.

 

جدول شماره1 – هزینه‌های مستقیم (Direct Costs)

•   حقوق و دستمزد

•   اضافه کار و پاداش

•   هزینه لباس

•   کمک هزینه مسکن

•   حق بیمه    •   حق بازنشستگی

•   سایر پرداختهای رفاهی

•   هزینه سفر و ماموریت

•   آموزش

•   آب و برق و سوخت

•   مبلمان    •   وسایل و تجهیزات

•   مواد مصرف شدنی

•   لوازم‌التحریر

•   هزینه نگهداری

•   خدمات مشاوره‌ای

روش‌های مختلفی برای تشخیص و ردیابی هزینه‌های مستقیم وجود دارد که به تعدادی از آنها و مزایا و معایت هر یک در جدول شماره (2) اشاره شده است. در تمامی این روشها برای برآورد هزینه مستقیم از مقدار واقعی منابع مصرف شده و همچنین هزینه هر واحد از رابطه ساده زیر استفاده می‌شود:

C=R * Q                                               

در رابطه فوق:

C : نشان‌دهنده هزینه منابع مصرف شده

R : نشان‌دهنده هزینه هر واحد منابع مصرف شده

Q : نشان‌دهنده مقدار منابع مصرف شده

می‌باشد. بنابراین فرآیند هزینه‌ نهایی شامل برآورد هزینه تولید محصول براساس منابع مصرف شده می‌باشد. بدین منظور هزینه هر واحد منابع مصرف شده و مقدار منابع مصرف شده برای هر قلم هزینه‌ای باید مشخص گردد.

جدول شماره 2- فرآیند ویژگی‌های روش‌های متداول تخصیص هزینه مستقیم

روش    شرح    مزایا    معایب    زمان مفید برای کاربرد

تخصیص هزینه‌ها به مراکز هزینه‌ای     هزینه‌های مستقیم به مراکز هزینه (ماننده واحدهایی ازدستگاه اجرایی) در زمان ایجاد اختصاص می‌یابند.. تخمین هزینه‌ها بر اساس پیشنهاد این مراکز هزینه‌ای صورت می‌گیرد.     قابلیت انعطاف و حساسیت نسبت به تغییرات     در کوتاه‌مدت هزینه‌بر است و در اجرا نیاز به نظم و انضباط زیاد دارد    زمانی که واحد اجرایی فقط مسئول ارائه یک محصول است

تقویم مدت زمان لازم برای تولید محصول     کارکنان مدت زمانی که برای ارائه یا تولید هر محصول صرف کرده‌اند مشخص می‌کنند. این زمان ممکن است بر حسب ساعت، روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه باشد.     قابلیت انعطاف و حساسیت نسبت به تغییرات     هزینه بر در کوتاه مدت و نیازمند به نظم وانضباط شدید     برای هزینه‌های پرسنلی

محاسبه منابع مصرف شده     منابع استفاده شده در تولید هر محصول مانند فتوکپی، رایانه، تلفن و چاپگر محاسبه می‌شود. این هزینه‌ها به طور مستقیم به محصول تولید شده ارتباط پیدا می‌کند. برای مثال هزینه استفاده از فتوکپی ممکن است بر اساس هزینه هر صفحه و تعداد صفحات کپی شده محاسبه گردد.     -   قابلیت انعطاف و حساسیت نسبت به تغییرات

-   مناسب برای اطلاق هزینه به صورت سازمان یافته

-   محاسبه هزینه به صورت عادلانه

فراهم کردن اطلاعات لازم برای تصمیمات هزینه‌ای دستگاه اجرایی     -   اجرای پر هزینه

-   نیازمند مابع اضافی برای نگهداری و کنترل

زمانی که استفاده از این منابع مهم و تقویم آنها به سادگی صورت می‌گیرد

محاسبات مربوط به محصول     هزینه‌های مستقیم برای کدهای مختلف محصولات دستگاه تعیین می‌گردد. کدهای محصولات مختلف دستگاه برای تهیه گزارش میزان کل هزینه محصول به کار می‌رود. برای اجرای این روش اقلام هزینه‌ای محصولات باید کاملاً مشخص باشد.     قابلیت انعطاف و حساسس به تغییرات     نیاز به اجرای منضبط     معمولاٌ زمانی مفید است که یک ارتباط منطقی و ساده بین محصولات و مراکز هزینه‌ای وجود دارد. اگر یک دستگاه اجرایی تعداد زیادی محصول دارد که مراکز هزینه‌ای بسیاری در تولید آن مشارکت دارند، در مورد سهم مناسب قضاوت توسط دستگاه اجرایی باید صورت گیرد.

قضاوت بر مبنای تجربه     مدیریت و کارکنان بر اساس هر تجربه میزان استفاده نهاده‌ها در تولید محصولات را تخمین می‌زنند    -   اجرای سریع

-   هزینه کم     - دقت کم و بدون هیچگونه دستورالعمل مشخص     این روش را نمی‌توان به عنوان یک روش عامه پسند توصیه کرد.

 

مرحله 4: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه‌های غیرمستقیم و فعالیت‌ها: هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌هایی که مستقیم نیستند و به بیان دیگر هزینه‌هایی که نتوان آنها را به یک محصول مشخص مربوط ساخت می‌باشد. هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌هایی است که به طور سنتی به هزینه‌های بالاسری موسوم هستند و بیشتر جنبه پشتیبانی دارند، مانند خدمات مالی و اداری.

اساس ردیابی هزینه‌های غیرمستقیم، عوامل هزینه هستند مانند: سطح زیربنای دفتر و تعداد پرسنل. این عوامل همبستگی زیادی با هزینه دارند. با تشخیص عوامل هر هزینه، تخصیص آن به فعالیت یا محصول به راحتی انجام می‌شود. مثال ساده در این زمینه تخصیص و توزیع هزینه اجاره، هزینه نظافت به محصولات مختلف است. عامل هزینه مناسب در این زمینه سهم سطح زیربنای هر گروه کاری به کل سطح زیربنا است.

مرحله 5: جمع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم: در این مرحله تمامی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم هر محصول با هم جمع می‌شوند تا کل هزینه محصول بدست آید. از تقسیم هزینه کل بر تعداد محصول نیز هر واحد محصول قابل محاسبه می‌باشد.

4-‌ چند مثال هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

•        مثال 1:

بخش خرید و عرضه یک دستگاه اجرائی در کشور که در زمینه خرید و توزیع کالاها و خدمات خاص فعال می‌باشد وظایف زیر را بر عهده دارد:

-  خرید، انبار و توزیع مواد مصرفی دستگاه‌های اجرائی

-  دسته‌بندی محموله‌های پستی تمام دستگاه‌های اجرائی

-   تنظیم مراحل خرید،‌ تحویل و خدمات بعد از فروش وسائط نقلیه مورد نیاز تمام دستگاه‌های اجرایی

کل هزینه عملیاتی سالانه این دستگاه 600000 میلیون ریال می‌باشد که 90 درصد آن (540000 میلیون ریال) را هزینه‌های پرسنلی تشکیل می‌دهد.

پرسنل این دستگاه بعد از سه هفته ثبت اطلاعات فعالیتهای خود، نحوه توزیع وقت خود در انجام فعالیتها را به شرح زیر برآورد نموده‌اند:

عنوان فعالیت    معادل کار تمام وقت    درصد حقوق    مبلغ هزینه به میلیون ریال

خرید

مدیریت انبار

توزیع

نگهداری محموله‌های پستی

مدیریت وسائط نقلیه    2/3

3/3

5/3

5/2

5/1    8/22

6/23

0/25

9/17

7/10    123000

127500

135000

96500

58000

جمع    0/14    0/100    540000

 

این دستگاه اجرائی دو محصول تولید می‌کند، در یک محصول 2000 و در محصول دیگر 1500 معادل اشتغال تمام وقت نیروی انسانی به کار گرفته می‌شود. هزینه دستگاه اجرائی باید نسبت به هر یک از این دو محصول توزیع شود.

براساس روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت، هر یک از فعالیت‌های دستگاه باید به منظور برآورد شاخص هزینه اصلی مورد بررسی قرار گیرد:

عنوان فعالیت    شاخص هزینه

خرید

مدیریت انبار

توزیع

نگهداری محموله‌های پستی

مدیریت وسائط نقلیه    تعداد سفارشات

ارزش اقلام موجود در انبار

تعداد اقلام تحویل شده

تعداد پرسنل

تعداد وسایط نقلیه

هزینه‌های پرسنلی (540000 میلیون ریال) هرمحصول از طریق اطلاعات مربوط به شاخص هزینه هر یک از دو محصول قابل برآورد است. برای مثال،‌ با توجه به اینکه می‌دانیم میزان محموله‌های پستی انبار شده (و بنابراین هزینه فعالیت) با تعداد پرسنل ذی‌ربط در هر محصول تغییر می‌کند، مبلغ هزینه برآورد شده این فعالیت (96500 میلیون ریال) را به شرح زیر می‌توان بین دو محصول توزیع کرد:

میلیون ریال  55150 =96500 *    : محصول (1)

میلیون ریال    41350 = 96500 *   : محصول (2)

با روش مشابهی در مورد هر یک از فعالیتها می‌توان توزیع هزینه را به دو محصول محاسبه کرد، به شرح زیر:

-   خرید

میلیون ریال        59000 = 123000* (سفارش)    : محصول (1)

میلیون ریال       64000 = 123000 * (سفارش)   : محصول (2)

- وسایط نقلیه

میلیون ریال        42200 = 58000 * (وسایط نقلیه)  : محصول (1)

میلیون ریال       15800 = 58000  * (وسایط نقلیه)  : محصول (2)

- مدیریت انبار

میلیون ریال       63750 = 127500 * (میلیون ریال)  : محصول (1)

میلیون ریال       63750 = 127500 * (میلیون ریال)  : محصول (2)

- توزیع

میلیون ریال       59000 = 135000 * (اقلام توزیع شده)  : محصول (1)

میلیون ریال       76000 = 135000 * (اقلام توزیع شده)  : محصول (2)

بدین ترتیب 540000 هزینه پرسنلی دستگاه اجرایی به شرح زیر بین دو محصول توزیع می‌شود:

میلیون ریال     279100 = محصول (1)

میلیون ریال    260900  = محصول (2)

4-‌ چند مثال هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

•  مثال 3:

یک دستگاه اجرایی دو نوع محصول با مشخصات زیر تولید می‌کند:

محصول (الف)    محصول (ب)

میزان تولید

سفارش خرید برای هر واحد تولید

هزینه تمام شده

متوسط قیمت بازار    200

30

110 هزار ریال

125 هزار ریال    800

5

20 هزار ریال

18 هزار ریال

در ضمن طی هر سال به تعداد 10000 سفارش خرید برای تولید محصولات داده می‌شود و هزینه کل نیز 10000 هزار ریال می‌باشد.

در وهله اول چنین به نظر می‌رسد که محصول (الف) یک محصول رقابت‌پذیر است در حالیکه محصول (ب) هزینه زیادی برای دستگاه در بر دارد و در نتیجه تولید محصول (ب) باید متوقف و دستگاه تلاش خود را صرف تولید محصول (الف) نماید. براساس روش سنتی حسابداری هزینه، هزینه بالاسری تولید دو محصول معادل 10 هزار ریال می‌باشد (10 = تعداد دو محصول1000 ÷ 10000) و لذا کل هزینه دو محصول به ترتیب زیر برآورد می‌شود:

هزینه بالاسری   هزینه مستقیم   

ریال   110000 =  10000 + 100000 = هزینه هر واحد تولید محصول  (الف)

ریال     20000 = 10000 + 10000 = هزینه هر واحد تولید محصول    (ب)

از طرف دیگر در روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت، هزینه بالاسری باید به نسبت سفارش خرید برای محصول تعیین گردد به شرح زیر:

کل سفارش خرید      هزینه فعالیت 

ریال   1000  = 10000 ÷ 10000000 = هزینه به ازای هر واحد فعالیت

ریال      30000= 1000 * 30 = هزینه هر واحد فعالیت محصول  (الف)

ریال          5000 = 1000 * 5 = هزینه هر واحد فعالیت محصول  (ب)

و هزینه کل هر واحد محصول به شرح زیر خواهد بود:

بالاسری     هزینه مستقیم

ریال  130000 = 30000 + 100000 : محصول  (الف)

ریال         15000 = 5000 + 10000 : محصول  (ب)

بنابراین ملاحظه می‌شود که با این روش در مقایسه با قیمت بازار، محصول (ب) اولویت بیشتری از محصول (الف) دارد. مثال اخیر اهمیت استفاده از روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در اولویت‌گذاری فعالیتهای دستگاه‌های اجرایی را کاملا مشخص می‌سازد.

4-‌ چند مثال هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

•  مثال 4

هزینه‌یابی یک واحد سازمانی برمبنای فعالیت

واحد سازمان فرضی شامل یک واحد ستادی (واحد ریاست سازمان) و دو معاونت که هر یک شامل 3 واحد مدیریت هستند می‌باشد. 4 واحد پشتیبانی نیز به طور مستقیم وابسته با واحد ستادی هستند که شامل واحد حسابداری، واحد داده‌پردازی، واحد کارگزینی و واحد حراست و امنیت می‌شود.

 

هزینه‌های مستقیم هر واحد سازمانی شامل حقوق و دستمزد و ملزومات اداری مصرف شدنی می‌شود. هیچ‌یک از واحدهای سازمانی هزینه مستقیم دیگری ندارد. در جدول شماره (1) میزان هزینه‌های مستقیم برای هر واحد سازمانی و کل آنرا نشان می‌دهد.

6- کاربرد روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت در بودجه ریزی عملیاتی در ایران

از سال 1380 در احکام مندرج در قوانین بودجه سالانه دولت مکلف به انجام اقدامات لازم برای اصلاح نظام بودجه‌ریزی شده است که یکی از محورهای اساسی این اصلاح، تهیه و تنظیم بودجه به روش علمیاتی می‌باشد. در ماده 138 قانون برنامه چهارم توسعه نیز نسبت به این امر تاکید شده است. همانطور که در بخشهای قبلی این گزارش اشاره شد فرآیند تهیه بودجه به روش عملیاتی فرآیندی پیچیده است و حتی در کشورهای بسیار پیشرفته در زمینه بودجه‌ریزی اجرای بودجه‌ریزی عملیاتی چند سال طول کشیده است.

از سال 1378 اصلاح نظام بودجه‌ریزی در سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور مورد توجه جدی‌تری قرار گرفت و در طرح دو مرحله‌ای که در همین زمینه تهیه و به تصویب ستاد اقتصادی دولت رسید، تهیه بودجه به روش عملیاتی به عنوان یک هدف میان مدت مورد توجه قرار گرفته است. همچنین از سال 1381 در بخشنامه بودجه از طریق دستورالعمل و فرم خاص از دستگاه‌های اجرایی خواسته شده است اعتبارات هزینه‌ای (جاری) خود را برحسب هزینه کل و هزینه واحد هر فعالیت مربوط به برنامه‌های ذیل دستگاه ذی‌ربط پیشنهاد دهند. ولی به دلیل اینکه اولاً این امر از طرف دستگاه‌های اجرایی جدی گرفته نشده است و از طرف دیگر دفاتر بخشی و سایر واحدهای ذی‌ربط سازمان مدیریت‌و‌برنامه‌ریزی کشور نیز پی‌گیری و نظارت لازم را در اجرای این امر به عمل نیاورده‌اند، در عمل این کار حتی به صورت آزمایشی با موفقیت همراه نبوده است.

با توجه به نکات یاد شده و در اجرای حکم ماده 138 قانون برنامه چهارم توسعه برای اجرای بودجه‌ریزی عملیاتی روش چند مرحله‌ای زیر پیشنهاد می‌شود:

6-1- تعیین عناوین فعالیتهای مربوط به هر برنامه ذیل دستگاه‌های اجرایی. مهمترین ویژگی این فعالیت‌ها کمیت‌پذیر بودن آنها است.

6-2- تعیین عناوین شاخصهای کمی هر فعالیت با توجه به شاخصهای عملکرد مصوب شورای عالی اداری. در این زمینه لازم به توضیح است که طی دو سال اخیر شاخصهای اختصاص عملکرد تمامی دستگاه‌های اجرایی به تصویب شورای عالی اداری رسیده است. با این اقدام در واقع ارتباط مستقیمی بین وظایف دستگاه‌های اجرایی و فعالیتهای ذیل برنامه‌ها برقرار می‌شود.

6-3- تعیین هدف کمی هر شاخص فعالیت به تفکیک محصول یا محصولهای مختلف آن (اعم از کالا و خدمات) و بر اساس هدف کمی برنامه ذی‌ربط، که هدف کمی اخیر نیز باید در چارچوب هدف کمی برنامه چهارم توسعه بخش (مندرج در سند ملی و استانی بخش) باشد.

6-4- برآورد هزینه هر فعالیت با استفاده از هزینه کل برنامه و دستگاه و شاخصهای کمی فعالیت در مقایسه با شاخصهای کمی برنامه و دستگاه .

6-5- برآورد هزینه واحد یا قیمت تمام شده هر فعالیت با استفاده از هزینه کل و شاخصهای کمی آن.

6-6- استفاده از هزینه واحد فعالیت‌ها در اولویت‌گذاری و رتبه‌بندی آنها. این اولویت‌بندی در تنظیم بودجه و عملیات دستگاه‌های اجرایی در سقف اعتبارات اعلام شده می‌تواند کمک موثری نماید. این اولویت‌بندی باید به گونه‌‌ای انجام گیرد که در هر سطحی از بودجه فعالیتهای مشخص قابل اجرا باشد.

6-7- با اجرای این روش دستگاههای اجرایی ناگزیر به اصلاحات ساختاری در زمینه های زیر خواهد شد:

•         تجدید نظر در کمیت و کیفیت محصولات برای ایجاد هماهنگی بین هزینه تولید و بودجه اختصاص یافته

•         اتخاذ سیاستهایی برای کاهش هزینه تولید محصولات

•         تجهیز منابع درآمدی

•         استقرار نظام شایسته‌گرایی و ایجاد ثبات در خدمات مدیران

6-8- پس از تصویب و نهایی شدن بودجه دستگاه اهداف کمی تعیین شده برای هر فعالیت می‌تواند مبنای اصلی نظارت بر فعالیتهای دستگاه اجرایی ضمن اجرای بودجه قرار گیرد.

6-9- با برآورد هزینه واحد در بار اول (سال اول)، از این شاخص می‌توان در برآورد و پیشنهاد هزینه کل هر فعالیت، برنامه و دستگاه استفاده کرد. در واقع در این شرایط است که هدف اصلی از بودجه‌ریزی عملیاتی محقق خواهد شد. البته شاخص مزبور باید در سالهای بعد با توجه به شاخص تورم و یا شاخصهای دیگر مورد تعدیل قرار گیرد.

6-10- اجرای روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت برای تمامی دستگاه‌های اجرایی در همان سال اول ممکن است میسر نباشد. از طرف دیگر درخصوص بعضی از دستگاه‌های اجرایی مانند وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، که در سالهای اخیر از روشی که شباهتی با روش پیشنهادی دارد استفاده کرده است، با سهولت بیشتری قابل انجام است. پیشنهاد این است که روش فوق در قالب دستورالعمل و فرمهای ذی‌ربط به وسیله همه دستگاه‌های اجرایی انجام گیرد. اشکالات احتمالی در مورد بعضی از دستگاه‌ها و موفقیت‌های بدست آمده در مورد برخی دیگر، تجربه مناسبی در اصلاح روش پیشنهادی برای سالهای بعد خواهد بود تا انشاءا... بتوان تا پایان برنامه چهارم توسعه (1388) این روش را به طور کامل در مورد تمام دستگاه‌های اجرایی به طور کامل به اجرا درآورد.

 

فصل سوم

روش پژوهش:

این پژوهش ازنوع پژوهشهای همبستگی است ومنظورازپژوهش همبستگی این است که ارتباط بین2متغیریعنی تاثیربرنامه ریزی عملیاتی کارآمد به عنوان متغیرمستقل و موفقیت و سازمان به عنوان متغیروابسته دراین پرو‍ژه می باشد.

 

جامعه آماری:

جامعه آماری شامل کلیه سازمان هاونهادهای تصمیم گیرمی باشد که ازبین آنان 15 نفربه طورتصادفی انتخاب گردیده اند می باشد.

 

نمونه آماری وحجم آن:

حجم نمونه شامل35نفرازنهادهای تصمیم گیرمی باشد.

 

روش نمونه گیری:

روش نمونه گیری دراین تحقیق تصادفی خوشه ای است زیراگروهی یاخوشه ای ازجامعه به عنوان نمونه انتخاب می شود.35نهادتصمیم گیر به عنوان جامعه و15نهادمنتخب به عنوان نمونه آماری به صورت تصادفی خوشه ای نمونه گیری می شود.

 

ابزارنمونه گیری:

گفتگو وبررسی اقدامات انجام شده دراین سازمان ها

پرسشنامه

پاسخگوی محترم پرسشنامه‌ای که در اختیار شماست یک تحقیق دانشجویی به منظور شناخت فواید وموانع برنامه ریزی عملیاتی میباشد.. در این پرسشنامه درجه، نام و نام خانوادگی شما الزامی نیست. از شما درخواست می‌شود در ارایه اطلاعات خود صادقانه ما را یاری فرمایید. قبلاً‌ از همکاری شما متشکریم.

سن: جنسیت: مرد(  ) زن(  )

وضعیت تأهل: مجرد(  ) متأهل(  )

وضعیت شغلی: محصل(  ) دانشجو(  ) کارمند(  ) آزاد(  ) سایر موارد(  )

میزان تحصیلات شما: خواندن و نوشتن(  ) ابتدایی و راهنمایی(  ) دیپلم(  ) کارشناسی(  ) بالاتر(  )

1-‌ آیا تا چه اندازه برنامه ریزی عملیاتی کارآمددرموفقیتسازمان موثراست؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

2- چه میزان برنامه ریزی عملیاتی کارآمدبایدمنطبق برشرایط اقتصادی باشد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

3- آیا میزان شرایط اقتصادی جهانی می تواندبربرنامه ریزی عملیاتی موثر باشد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

4- آیا تا چه میزان وجود کمبوامکانات مالی می تواندبرعدمموفقیت طرح موثرباشد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

5- تا چه اندازه به این عقیده که افرادمتخصص وکارآمد تاحدودی می تونواننددرموفقیت برنامه موثرباشند،معتقدهستید؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

6- تا چه اندازه وجود مشکلات سوء مدیریتی می تواندطرح رابااشکال مواجه سازد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

7- آیا میزان پایبندی دولت به اجرای صحیح این طرح می توانددرموفقیت آن موثرباشد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

8- سردرگمی و نداشتن منابع مالی قوی تا چه میزان توانسته در امر اجرای طرح موانع ایجادکند ؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

9- آیا برخوردار بودن ازبرنامه ریزی قوی،پشتوانه مالی ورضایت مردم چه میزان موفقیت طرح راتضمین می کند ؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

10-چه میزان نظرات منتقدان می توانددراصلاح ساختارطرح موثرباشد؟

خیلی زیاد(  ) زیاد(  ) متوسط(  ) کم(  ) خیلی کم(  )

 

فصل چهارم

روش تحلیل اطلاعات:

دراین پژوهش برای اندازه گیری بررسی میزان تاثیربرنامه ریزی عملیاتی درموفقیت سازمان آحادجامعه ازآماراستنباطی(ضریب همبستگی پیرسون)استفاده می شود.برای خلاصه کردن داده هاو اطلاعات ازجداول آمارتوصیفی استفاده می شود.

هدف در این تحقیق، بررسی تاثیربرنامه ریزی عملیاتی درموفقیت سازمان می باشد.

پس از جمع‌آوری اطلاعات توسط پرسشنامه، اطلاعات کدگذاری و وار نرم‌افزار spss شده و گزارشات توصیفی و تحلیلی از آن استخراج شده است. نمودارهای مختلف آماری نیز توسط نرم‌افزار Excel رسم شده‌اند. حال به بررسی نتایج تحقیق می‌پردازیم:

شاخص (سال)    میانه    مد    واریانس    بیشترین    کمترین    دامنه تغییرات

مقدار شاخص    24    28    8/19    34    18    16

با توجه به جدول فوق ملاحظه می‌گردد، بیشترین سازمان ها 28 و اختلاف بین کمترین سازمان ها 16 می‌باشد و بیانگر این نکته است که برنامه ریزی عملیاتی کارآمدمی تواندبه موفقیت سازمان منجرگردد.

 

 

 

ملاحظه می‌شود توزیع برنامه ریزی عملیاتی در نمونه مورد مطالعه به طور متعادل انتخاب شده است و نتایج تحقیق می‌تواند به گونه‌ای مجزا بدون تأثیر از نوع تفکر افراد پاسخگو باشد.

 

 

در این تحقیق 76 درصد افراد برنامه ریزی عملیاتی کارآمد و 24 درصدبه خودبرنامه ریزی رای داده اند.

 

ملاحظه می‌گردد بیشتر افراد در نمونه تحت بررسی دارای برنامه ریزی عملیاتی بوده (40 درصد کل افراد) می‌باشند و پس از آن تفکربرنامه ای (با 20 درصد کل افراد) در نمونه تحت بررسی می‌باشند.

 

 

با توجه به جدول ملاحظه می‌شود بیشترین افراد مجرب، اعتقادبه برنامه ریزی عملیاتی (با 2/34 درصد) بوده‌اند و پس از آن برنامه ریزی بیشترین فراوانی می‌باشند (به ترتیب با 7/23 و 1/21 درصد).

 

 

ملاحظه می‌شود افراد با میزان تحصیلات تخصصی (46 درصد) دارای بیشترین فراوانی و افراد با میزان تحصیلات بالاتر از کارشناسی (2 درصد) دارای کمتری فراوانی در نمونه تحت مطالعه می‌باشند.

ضمن آن که در مجموع 68 درصد افراد (بیش از نیمی از افراد) دارای میزان تحصیلات غیرتخصصی می‌باشند و تنها 32 درصد دارای میزان تحصیلات تخصصی از آ‌ن می‌باشند.

 

 

در جدول ذیل به طور کلی در بررسی پاسخ سؤالات 1 تا 13 می‌پردازیم:

جدول توزیع فراوانی پاسخ افراد به سؤالات یک تا 13 در نمونه مورد بررسی

پاسخ سؤال

شماره سؤال    خیلی زیاد    زیاد    متوسط    کم    خیلی کم

فراوانی    درصد    فراوانی    درصد    فراوانی    درصد    فراوانی    درصد    فراوانی    درصد

1    8    16    11    22    11    22    13    26    7    14

2    14    28    13    26    11    22    7    14    5    10

3    19    38    10    20    13    26    6    12    2    4

4    13    26    6    12    11    22    13    26    7    14

5    8    16    9    18    8    16    9    18    16    32

6    10    20    9    18    11    22    13    26    7    14

7    11    22    4    8    19    38    9    18    7    14

8    11    22    13    26    10    20    13    26    3    6

9    24    48    19    38    5    10    2    4    0    0

10    18    36    11    22    14    28    4    8    3    6

11    18    36    19    38    9    18    3    6    1    2

12    20    40    25    50    3    6    1    2    1    2

13    9    18    11    22    15    30    9    18    6    12

 

 

 

حال به بررسی پاسخ سؤالات با توجه به جدول فوق می‌پردازیم:

سؤال یک: حدود 60 درصد افراد پاسخ متوسط و بالاتر را به اثرگذاری برنامه ریزی عملیاتی درموفقیت سازمان دارند

سؤال دو: حدود 76 درصد افراد پاسخگو، جواب متوسط و بالاتر به این سؤال داده‌اند. بدان معنی که رسیدن به مدارج علمی بالاتر می‌تواند یکی از اهداف درموفقیت برنامه میباشد.

سؤال سه: 84 درصد افراد به میزان متوسط و بالاتر معتقدند، باورهای اعتقادی و عدم تطابق بین میزان تخصص وعدم موفقیت برنامه وجوددارد..

سؤال چهار: پاسخ به این سؤال به صورت متعادل بین گزینه‌ها توزیع شده و به همین دلیل شرایط تخصصی برنامه ریزی عملیاتی عامل مؤثری در موفقیت سازمان میباشد.

سؤال پنج: 66 درصد افراد پاسخ متوسط و پایین‌تر به این سؤال داده‌اند و سلسله مراتب تصمیم گیری دربرنامه ریزی می تواندعامل موفقیت باشد.

سؤال شش: با توجه به نتایج امکانات مادی و ...بایدبرنامه ریزی عملیاتی طرح ریزی گردد.

سؤال هفت: با توجه به شرایط اقتصادی جهانی برنامه ریزی عملیاتی بایدبتواندخودراباشرایط وفق دهد.

سؤال هشت: 68 درصد افراد معتقدند برنامه ریزی عملیاتی نمی تواندبدون متخصصین کارآمدتهیه وموفق گردد..

سؤال نه: افراد پاسخگو در حد متوسط و بالاتر 96 درصد معتقدند که برخورداری ازشرایط مطلوب اقتصادی میتواندبه موفقیت سازمان بینجامد.

سؤال 10: میزان برخورداری افرادمتخصص ازدانش روزوارتباطباکارشناسان دیگرمی تواندازعوامل موفقیت برنامه باشد.

 

فصل پنجم

نتیجه گیری-پیشنهادات

 

نتیجه گیری

باتوجه به مواردذکرشده مشخص گردیدکه برنامه ریزی عملیاتی یکی ازمهم ترین مشخصه های رشدوپیشرفت می باشدکه بایدبامسائلی همراه باشدتاباموفقیت همراه باشد.

استفاده ازمتخصصان مجرب ووجودامکانات مالی مناسب وابزارهای لازم می تواندضریب موفقیت سازمان دربرنامه های مطرح شده راافزایش دهد.

برنامه ریزی عملیاتی درزمینه های گوناگون کاربردداردکه ممکن است دربعضی اوقات باموفقیت همراه نباشد.

کشورهای پیشرفته،برنامه ریزی های عملیاتی دقیق رایکی ازعوامل پیشرفت های اقتصادی می دانند.         

 

پیشنهادات

 

برای موفقیت درزمینه گوانگون برنامه ریزی عملیاتی بایدزیرساخت هایی رافراهم نمودتاضریب حداکثری موفقیت نمایان گردد،که ازجمله به مواردزیرمی توان اشاره نمود:

1-برنامه ریزی عملیاتی بایدبااستفاده ازتجارب موفق دیگرکشورهاباتوجه به زیرساخت های جامعه موجودباشد.

2-برنامه ریزی عملیاتی بایدباتوجه به منابع مالی موجودوامکانات مناسب بومی ومحلی طرح ریزی گردد.

3-استفاده ازمتخصصان کارآمدوباتجربه ضریب موفقیت راافزایش میدهد.

 

 

فهرست منابع:

 

1-سایت سازمان برنامه ریزی و بودجه

2-سایت دانشنامه رشد

3-سایت گوگل



موضوع مطلب : مدیریت بودجه
موضوعات
RSS Feed
جزوات کنکور کارشناسي ارشد مديريت