منطقه طلایی مدیریت
Golden situation management=People + Organization + environment
درباره وبلاگ
عظیم جعفری

فوق لیسانس مدیریت مالی حسابرس ارشد مالیات

نويسندگان
۱۳٩٥/٧/۱٢ :: ٥:٤٦ ‎ق.ظ ::  نويسنده : عظیم جعفری

نویسنده: الیزابت گریس ساندرز

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail.com

من به‌عنوان یک مربی مدیریت زمان همیشه به مدیران تازه‌کار و کارمندان کم‌تجربه‌ای که از من مشاوره می‏گیرند توصیه می‏کنم که از ضرب‏الاجل‏های کاری نترسند و نگران فرا رسیدن آنها و تمام نشدن کارهایشان نباشند. جالب آنکه بسیاری از کسانی که از ضرب‌الاجل‌های کاری می‌ترسند، کارهایشان را سر موقع انجام می‏دهند البته با کمی بیداری کشیدن و اضافه کاری که بر جسم و روان آنها اثر منفی می‏گذارد. آنهایی هم که از ضرب‏الاجل‏های کاری می‌ترسند و قادر به انجام کارشان در زمان مقرر نمی‏شوند به شدت احساس گناه و تقصیر می‏کنند که به هیچ عنوان احساس خوشایندی نیست.


با این همه باید دانست که ضرب‏الاجل‏های کاری نه تنها استرس‏زا و ترسناک نیستند بلکه برعکس انرژی‌دهنده و انگیزه‌بخش بوده و باعث می‏شوند با تمرکز و اراده بیشتری کارهایتان را انجام دهید. افراد می‏توانند با توجه به ضرب‏الاجل‏هایی که برای خود در نظر می‌گیرند یا برای آنها در نظر گرفته شده، کارهایشان را اولویت‌بندی کرده و با سایر همکاران خود برنامه‌ای منظم و قابل اجرا بچینند. حال آنکه چنین کارهایی در حالت عادی به سختی امکان‌پذیر است. با ایجاد چنین نظمی است که به روشنی درمی‌یابید آخرین فرصت برای انجام هر پروژه‌ای چه موقع است و چه کاری را باید قبل از بقیه کارها انجام داد.

ضرب‏الاجل‏ها چه از طرف مافوق‌تان برای شما تعیین شده باشد و چه توسط خودتان، می‏توانند به افزایش بهره‌وری فردی و تیمی شما کمک کنند و زمینه‌ای را فراهم آورند که در آن هم شما، هم اعضای تیم تحت رهبری‌تان و هم سازمان متبوع شما قادر باشند بهترین کارها را به بهترین شکل انجام دهند، بدون اینکه ترس و واهمه‌ای داشته باشند. در اینجا به چند استراتژی و رهنمون کاربردی در ارتباط با ضرب‏الاجل‏های کاری و تاثیر مثبت و سازنده آنها بر افزایش بهره‌وری کاری اشاره خواهد شد که با پیاده‌سازی آنها در محل کارتان خواهید توانست برنامه‌ریزی‌های کاری بدون استرس و در عین حال موفق را تجربه کنید.

 

فقط برای کارها و پروژه‌های مهم و کلیدی ضرب‏الاجل تعیین کنید

یکی از علل استرس‌آور بودن ضرب‏الاجل‏ها برای آنهایی که از آن می‌ترسند، در زیاد بودن و غیرضروری بودن آنها نهفته است. اینکه ما برای انجام هر کار پیش پا افتاده و غیرضروری بخواهیم یک بازه زمانی تعیین کرده و آن را رعایت کنیم، خودمان در حال استرس وارد کردن به خودمان هستیم. برای اجتناب از این حالت منفی کافی است کارهای جزئی را در لیست کارهای روزمره خود قرار دهیم و سر فرصت انجامشان دهیم. در مقابل برای پروژه‌ها و فعالیت‌های حساس خود یک سری ضرب‏الاجل‏های منطقی و معقول در نظر گرفته و آنها را به مرحله اجرا درآوریم.

 

از زمان تقریبی به عنوان ضرب‏الاجل کارهای نه خیلی حساس استفاده کنید

گاهی اوقات بعضی‌ها زمان‌هایی را برای ضرب‏الاجل‏های در نظر گرفته شده برای انجام کارهای معمولی در نظر می‌گیرند که غیر از استرس‌زا بودن و فشار آمدن به آنها اثر دیگری ندارد. مثلا اگر می‏خواهید کاری را برای دوستی که عجله چندانی ندارد انجام دهید، بی‌جهت ضرب‏الاجل‏هایی مانند «تا ساعت 4 بعد از ظهر جمعه» یا «تا شش روز دیگر» تعیین نکنید، بلکه سعی کنید از زمان‌های تقریبی مانند «تا جمعه بعد از ظهر» یا «تا یک هفته دیگر» استفاده کنید تا هم نزد دیگران بدقول نشوید و هم بی‌جهت به خودتان فشار نیاورید. انعطاف در زمان ضرب‏الاجل‏های کاری تا حد زیادی از استرس‌های احتمالی و همچنین بدقول شدن افراد نزد دیگران خواهد کاست.

 

خودتان برای خودتان ضرب‏الاجل تعیین کنید

یکی از عادت‌های من در کارم عبارت است از اینکه پس از آنکه دیگران برای من ضرب‏الاجلی تعیین می‏کنند و من مجبور هستم طی آن زمان کارم را انجام دهم، خودم نیز یک ضرب‏الاجل شخصی برای خودم تعیین می‏کنم که کمی قبل از ضرب‏الاجل تعیین شده برای من به پایان می‌رسد. به عنوان مثال اگر قرار باشد کاری را ظرف یک هفته انجام دهم، ضرب‏الاجل خودم را بر اساس پنج روز تعیین می‏کنم و در اغلب موارد هم موفق می‏شوم کارم را طبق ضرب‏الاجل خودم به پایان برسانم و در نتیجه همیشه از ضرب‏الاجل‏های بیرونی جلوترم. به این طریق می‏توانم با مسائل پیش‌بینی نشده و غیرمترقبه‌ای که جزئی اجتناب‌ناپذیر از هر کار و حرفه‌ای محسوب می‏شوند، مقابله کنم.

 

دیگران را از ضرب‏الاجل‏های کاری‌تان آگاه سازید

یکی از بهترین راه‌ها و اقدامات در ارتباط با ضرب‏الاجل‏ها برقراری ارتباط با دیگران و اطلاع‌رسانی در مورد آنها است. اگر می‏خواهید ضرب‏الاجل‏های کاری‌تان به شما فشار نیاورند سعی کنید همکاران و اطرافیانتان را در مورد آنها مطلع سازید و از آنها برای تحقق خواسته‌های تان کمک بگیرید. بارها پیش آمده که عدم آگاهی اطرافیانم در مورد کارهایی که باید سر موقع انجام می‌دادم باعث شده نتوانم آنها را به موقع انجام دهم. بنابراین بهترین اقدام برای خارج شدن از زیر فشار ضرب‏الاجل این است که همکاران، مافوق‌ها و حتی اعضای خانواده‌تان را در مورد آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید با شما همکاری کنند.

 

در صورت نیاز، مهلت بیشتری برای انجام کارهایتان بگیرید

با وجود همه این تمهیدات باز هم ممکن است به دلایل مختلف نتوانید پروژه‌هایتان را سر موقع انجام دهید و ضرب‏الاجل‏هایی را که برایتان تعیین شده رعایت کنید. در چنین شرایطی به جای وارد آوردن فشار بیش از حد به خود که نتیجه‌ای جز انجام ناقص و ضعیف کارها به دنبال ندارد، بهتر است درخواست مهلت بیشتر کنید تا سر فرصت و با تمرکز کافی کارهایتان را انجام دهید.

منبع: HBR



موضوع مطلب : مقالات مدیریتی
موضوعات
RSS Feed
جزوات کنکور کارشناسي ارشد مديريت